Trung tâm Lưu trữ quốc gia I ngày ấy trong tôi...

Cảm giác ngày đầu đến nhận công tác ở Kho Lưu trữ Trung ương Hà Nội (nay là Trung tâm Lưu trữ quốc gia I) vẫn còn nguyên vẹn trong tôi. Đó là tâm trạng bồn chồn, hồi hộp của một sinh viên lần đầu bước chân vào một công sở có cái tên khá ấn tượng: “Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng”.

Người Pháp mở con đường trải nhựa chạy qua đất của “Trường thi Hương” theo tiêu chuẩn quy hoạch của các thủ đô như Paris, London… Họ vẫn không muốn xoá bỏ quá khứ của một thời nên đã đặt cho con đường cái tên Rue du Champ des Lettes, (có thời kỳ đổi tên thành: Borgnis Desbordes), sau Cách mạng tháng Tám với tên mới: phố Tràng Thi, hay và ý nghĩa hơn.Theo tài liệu lịch sử, ngày 29/11/1917, Toàn quyền Pháp ở Đông Dương ký Nghị định thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, tiếp đó ngày 26/12/1918 thành lập 5 kho lưu trữ trong đó có Kho Lưu trữ trung ương tại Hà Nội. Sau đó năm 1924, họ cho khánh thành một tòa nhà bốn tầng đáp ứng được nhu cầu thu thập, tổ chức sắp xếp, bảo quản và tra tìm các tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của bộ máy cai trị của thực dân Pháp ở Đông Dương. Kho Lưu trữ có sức chứa tài liệu được sản sinh trong thời gian ít nhất là năm mươi năm sau.
Đó là tòa nhà lưu trữ duy nhất ở vùng Viễn Đông hội đủ tất cả những sự hoàn thiện hiện đại nhất có thể của những điều kiện vật chất đầu thế kỷ XX. Với hệ thống chiếu sáng và tời điện, có đường điện thoại liên lạc trực tiếp với các cơ quan hữu quan, không khí trong kho luôn được làm sạch bằng phương pháp chân không, với một quy trình được kiểm tra nghiêm ngặt về thông gió, thích nghi với các điều kiện riêng của một xứ sở mà nhiệt độ và độ ẩm cao luôn là tác nhân có hại cho tuổi thọ của tài liệu (chủ yếu bằng giấy). Ngoài ra, một hệ thống phòng cháy chữa cháy khẩn cấp cũng được duy trì, bên cạnh việc ngăn ngừa sự huỷ hoại của mối mọt, côn trùng miền nhiệt đới.

Tôi bước chân vào tiền sảnh của toà nhà, đối diện cửa ra vào là cái thang nâng hàng có tuổi đời xưa nhất xứ Đông Dương, thang máy chỉ để vận chuyển tài liệu từ dưới lên các kho chứa bên trên và tài liệu được sắp xếp trên các ngăn kệ với một số ký hiệu cố định. Nhân viên làm việc trong toà nhà lưu thông bằng một cầu thang bộ duy nhất, giúp cho việc bảo quản, bảo mật tài liệu được tuyệt đối nhất.
Lên tầng 3, bên phải cầu thang bộ có tấm biển nhỏ chỉ dẫn: “Phòng Khai thác”. Trong phòng có bố trí Phòng Đọc tài liệu rộng rãi, có thể tiếp đón vài chục độc giả. Trên bàn đón khách luôn có một cuốn Cẩm nang lưu trữ (Manuel de l’archiviste) mà tác giả là nhà lưu trữ thực dân Paul Boudet. Ngoài việc hướng dẫn cách phân loại, sắp xếp tài liệu trong kho, cách đăng ký vào sổ quản lý, những việc làm bắt buộc của nhân viên lưu trữ,… phần quan trọng nhất của cẩm nang là hệ thống phân loại thông tin mà giới lưu trữ học thường gọi là “Khung phân loại Paul Boudet”. Khung phân loại được cấu tạo gồm có các chữ cái theo vần alphabet của tiếng Pháp từ chữ A đến chữ Z và các chữ số A Rập từ số 0 đến số 9. Các chữ cái dùng để biểu thị các vấn đề lớn gọi là loại mục (các Séries), các chữ số đi kèm với chữ cái dùng để biểu thị các vấn đề nhỏ gọi là các tiểu mục (các Sous-séries).
Đây được xem là xương sống của việc tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ thời kỳ Pháp đặt quyền cai trị lên xứ Đông Dương, trong đó nổi bật là các kho ở Hà Nội, Sài Gòn và Phnonpenh, vừa khoa học, vừa tiện lợi và dễ thực h